1.1. Chức năng

Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính của Trường.

1.2. Nhiệm vụ

1.2.1. Công tác tổ chức, cán bộ

a. Xây dựng, sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường, đề nghị Bộ Công Thương phê duyệt và triển khai thực hiện, cụ thể:

- Xây dựng, điều chỉnh bộ máy hoạt động của Trường; đề xuất thành lập, giải thể, sáp nhập các bộ phận theo quy chế tổ chức và hoạt động của Trường;

- Xây dựng chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ công tác, cách thức làm việc của các đơn vị; nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế, nội quy trong Trường phù hợp với sự yêu cầu phát triển;

- Xây dựng nhiệm vụ trọng tâm, kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường.

b. Đề xuất công tác quy hoạch, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, thi đua - khen thưởng, kỷ luật; công tác đánh giá, bổ nhiệm và đãi ngộ nhân sự, cụ thể:

- Rà soát công tác quy hoạch cấp lãnh đạo, quản lý trình Bộ phê duyệt;

- Lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, sử dụng, sắp xếp, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, theo dõi, kiểm tra, việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong toàn Trường trên cơ sở cân đối, phù hợp với trình độ chuyên môn, năng lực của từng người theo vị trí việc làm;

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực quản lý cho đội ngũ viên chức của Trường; cử viên chức, người lao động đi học tập, bồi dưỡng, tham mưu tổ chức và phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc tạo môi trường làm việc, văn hóa công sở;

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng kỷ luật. Phối hợp nhận xét, đánh giá viên chức hàng năm, chịu trách nhiệm chính thực hiện công tác phục vụ cho việc xét đề nghị các danh hiệu thi đua theo quy định.

c. Xây dựng và triển khai công tác quản lý nhân sự, bảo vệ chính trị nội bộ của Trường, bao gồm:

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, chống tham nhũng, lãng phí;

- Xây dựng kế hoạch kê khai tài sản, thu nhập; thực hiện công khai tài sản và báo cáo Bộ Công Thương theo quy định.

d. Thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến cán bộ, viên chức, người lao động và liên quan đến công tác đối nội, đối ngoại, bao gồm:

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức, lương hằng tháng, lương tăng thêm, nâng ngạch, chuyển ngạch viên chức, nâng bậc lương, phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo, chế độ nghỉ hưu, thôi việc, thai sản, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tự nguyện), tử tuất;

- Quản lý và cập nhật hồ sơ, dữ liệu nhân sự, thực hiện bổ sung, lưu trữ hồ sơ, nhận xét đánh giá phân loại hàng năm, hồ sơ bổ nhiệm, cập nhật danh sách công chức, viên chức thôi việc, chuyển công tác và nghỉ hưu hằng năm;

- Chịu trách nhiệm chính trong việc xếp loại kết quả lao động áp dụng tính trả thu nhập tăng thêm;

- Lập các biểu và thực hiện công tác thống kê theo quy định, báo cáo kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của Trường.

- Tham gia thực hiện quy chế dân chủ, tiếp cán bộ viên chức hằng ngày, tiếp khách đến quan hệ công tác, làm việc với Trường.

đ. Tổ chức các sự kiện liên quan đến các hoạt động của Trường, các ngày lễ, tết. Thường trực các hội đồng tuyển dụng, lương, nâng ngạch, kỷ luật viên chức, thi đua khen thưởng của Trường.

1.2.2. Công tác hành chính, phương tiện

a. Thực hiện công tác hành chính, văn thư, bảo mật, ấn loát, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết, phương tiện phục vụ lãnh đạo..., gồm:

- Xử lý các văn bản đến, đi nhanh chóng, kịp thời, theo đúng quy định;

- Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định, cấp và xác nhận các giấy tờ giao dịch hành chính của viên chức theo phân cấp ủy quyền của Hiệu trưởng như: Cấp giấy đi đường, xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác - lưu trú tại Trường; giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận của viên chức; sao y các văn bản do Trường ban hành theo quy định;

- Giám sát việc thực hiện các quy định về thủ tục hành chính của Trường;

- Photo tài liệu phục vụ học tập, phục vụ các kỳ thi, công tác tuyển sinh… của Trường;

- Thực hiện công tác lễ tân khánh tiết, phục vụ các cuộc họp, hội nghị, ngày lễ, tết;

- Sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì đảm bảo phương tiện phục vụ lãnh đạo, phục vụ công tác của Trường kịp thời.

b. Chuẩn bị các báo cáo tổng hợp thuộc nội bộ Trường và các cơ quan quản lý cấp trên theo định kỳ và khi có yêu cầu, gồm:

- Soạn thảo báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ các đơn vị phục vụ giao ban hàng tháng, lên lịch công tác hàng tuần;

- Soạn thảo văn bản báo cáo các cấp và Hiệu trưởng thường kỳ và đột xuất khi được yêu cầu.